Administration

Dans le cadre de la démarche de l’ULS vers une amélioration de la qualité au niveau administratif, le Service Contrôle Document est chargé d’assurer aux documents de l’université la précision, la qualité et l’intégrité, et aux enregistrements dans le système informatique et les informations sur les étudiants en ligne, la validité conformément aux documents et aux règlements.

D’autre part, comme l’ULS travaille à devenir plus écologique et efficace et que les lois et les directives sont initiées à protéger les documents des étudiants, des enseignants et du personnel, la nécessité de contrôle des documents de l’université a mené à la mise en place de ce service dans l’année académique 2014-2015.

Le service assiste à la migration et à l'audit des fichiers et contribue dans l’application des politiques de conservation de l’enregistrement, la sauvegarde des informations et la récupération des données plus efficacement. Il assure ainsi un niveau élevé dans la précision des informations tout en minimisant les délais de temps dans l’émission des attestations, en réponse aux exigences de l’automatisation des attestations et des diplômes, d’une conduite administrative de haute qualité.

 

Ce bureau effectue des tâches administratives quand nécessaire, en remède aux lacunes administratives menant aux erreurs accompagnant les dossiers depuis leur création avec le bureau des admissions et l’enregistrement avec le département des Inscriptions, puis l'évolution des attestations au cours des études jusqu'à l'obtention du diplôme, et l’archivage des dossiers.

De l’autre côté, le service assure le scan et la mémorisation numérique, la gestion, et le suivi des documents universitaires en adhérant aux procédures du cycle de vie de documents de l'université. Il œuvre à l’archivage des dossiers inactifs conformément au calendrier de conservation. Une bonne partie du travail est de contrôler la recherche des documents. Il reçoit et traite les demandes de renseignements, ou DDR, de l'administration de l'Université.

Au niveau de base, et en réponse aux besoins de qualité de l'enregistrement et de la récupération des informations, ce bureau est accompagné d’une évolution du système informatique de l'université à ce point.

 

 



Pascale Khattar

Responsable du Service Contrôle Document

B.P. 50-501 Furn-El-Chebak, Liban
Téléphone : 961-1- 291 091 ext. 309
Email : Pascale.Khattar@uls.edu.lb